Докладная записка это некий документ, в котором Вы указываете, обращаете внимание, на то, что можно сделать или переделать. Я бы сказал проще, что это письменная форма доклада о том или ином. У военных форма доклада называется рапорт. Записка докладная составляется как по личной инициативе, так и по указанию начальства. По характеру докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Оформление докладной записки зависит от характера самой записки и кому она адресована.
Оформление докладной записки
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю организации, считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.
Что писать во внешней докладной записке?
- наименование организации;
- название вида документа (докладная записка);
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя организации;
- фамилию исполнителя;
- номер его телефона.
Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
Что писать во внутренней докладной записке?
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (докладная записка);
- дату;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.
Образец докладной записки № 1
Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от мастера Пермского участка
ремонтно-строительных работ
Лазарева Г.В.
Докладная записка
Для выполнения работ по установке металлопластиковых окон (5 шт.) на Горочном посту ст. Осенцы требуются материалы и изделия, или денежные средства в сумме 14 450 руб.
- Подоконник ширина – 600 мм. ……………………………….. 9 м.
- F профиль (наличники) 6 м. …………………………………… 6 шт..
- Стартовый профиль 6 м. ………………………………………… 6 шт.
- Сэндвич-панель 1,5 м. × 3,0 м. .……………………………….. 6 шт.
- Рамный анкер 150 × 10 .……………………………………….. 80 шт.
- Саморез с прессшайбой ПШ – 16 …………………………….. 300 шт.
- Саморез по металлу 3,2 × 60 ………………………………….. 150 шт.
- Саморез оцинкованный с прессшайбой ПШ – 19 ……………….. 80 шт.
- Клей – герметик силиконовый (белый) ……………………….2 шт.
- Клей жидкие гвозди для пластика ……………………………..2 шт.
- Пена монтажная «Профи» (зимняя) ………………………….. 12 шт.
- Очиститель пены ……………………………………………….. 1 шт.
- Железо кровельное оцинкованное 1,25 м. × 2,5 м. …………… 1 лист
- Заглушка торцевая …………………………………………….. 10 шт.
Мастер Пермского участка
ремонтно-строительных работ Г.В. Лазарев
Виды докладных записок!
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Образец докладной записки № 2
Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от начальника Пермского
участка Беляева А.А.
Докладная записка
Для выполнения личных замечаний Начальника Свердловской ж.д. выявленных в ходе осеннего осмотра Пермской дистанции гражданских сооружений 20__г.
| станция | Замечания | Источник финансирования | Срок исполнения |
| ст. Балмошная | выложить из бехатона тротуар | тек.рем.подряд | 01.11.2017г. |
Прошу скорректировать титул текущего ремонта подрядным способом 2017г. Пермского участка.
ст. Пермь-2 Тяговая подстанция.
ремонт фасада, кровли, внутренний ремонт – 1000 т.р. (сметная стоимость – 860 т.р.). Оставить 460 т.р. (сметная стоимость будет переделана под лимит).
ст. Балмошная
выложить из бехатона тротуар – 540 т.р. (сметная стоимость – 537,78 т.р.)
Начальник Пермского участка А.А. Беляев
Образец докладной записки № 3
Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от Начальника Пермского
участка производства
Беляева Андрея Аркадьевича
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Доводим до Вашего сведения о том, что Пермским участком производства не выполняется план капитального ремонта 3й квартал, из-за отсутствия необходимых механизмов и материалов:
- ст. Пермь-2 (пост ЭЦ) – не выполняются работы:
• по ремонту фасада, из-за отсутствия автовышки (в ремонте)
• по замене оконных блоков на пластиковые, установке металлического козырька над входом в здание поста ЭЦ, ввиду отсутствия материала. - ст. Пермь-2 (НОД-1) – не выполняются работы по утеплению чердачного перекрытия, отсутствует утеплитель (заявка в отделе снабжения)
- ст. Бахаревка пост ЭЦ (АБК) – не выполняется ремонт отмостки и крыльца — из-за отсутствия бетона, а также отсутствие материала согласно докладной мастера аварийной службы Байдуша И.В. от 28.07.2011г.
- ст. Балмошная бытовой корпус ПЧ-2 — не выполняются работы по смене кровли на металлопрофиль из-за отсутствия материала.
Образец докладной записки № 4
Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от Начальника Пермского
участка производства
Беляева Андрея Аркадьевича
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Довожу до Вашего сведения о том, что возможен срыв выполнения мероприятий по устранению замечаний начальника Свердловской железной дороги (весна) и НЗ Регион 1,2,3 кварталы 2011г., из-за отсутствия необходимых материалов и механизмов.
- ст. Пермь-2 (пост ЭЦ) – не выполняются работы:
• по ремонту фасада, из-за отсутствия автовышки (в ремонте)
• по замене оконных блоков на пластиковые, установке металлического козырька над входом в здание поста ЭЦ, ввиду отсутствия материала. - ст. Пермь-2 Гараж, кузница, ул.Дзержинского,32; ст. Пермь-1 (компрессорная); ст. Бахаревка пост ЭЦ АБК; ст. Балмошная ТП, Компрессорная, Здания ПЧ – не выполняется ремонт отмосток, бетонирование полов и площадок — из-за отсутствия бетона (потребность бетона 30м3 — заявка в отделе снабжения)
- ст. Балмошная бытовой корпус ПЧ-2 — не выполняются работы по смене кровли на металлопрофиль из-за отсутствия материала, а также переездная будка 10 км.(ремонт цоколя), переездная будка «Нефтебаза» (ремонт навеса), козырьки на постах ЭЦ – ст. Ферма, ст. Бахаревка, ст. Пермь-2.– не выполняются работы из-за отсутствия металлопрофиля. (заявка в отделе снабжения)
- ст. Ферма пост ЭЦ ремонт коридора – возможен срыв замечания из-за отсутствия противопожарных дверей (релейное и связевое помещение).
- Аварийной службе для круглосуточной работы необходима автомашина, для устранения аварийных ситуаций и выполнения мероприятий по подготовке хозяйства к зиме, текущего и капитального ремонта; замена и профилактика теплоснабжения, водоснабжения, канализации, выполнение и установка изделий собственного производства (металлических дверей, решеток, ограждений и т.д.) (с мая 2011г. по настоящее время постоянной машины нет.)
- Для окончания работ по объекту ст. Бахаревка, старый пост ЭЦ (АБК) и, переселения туда начальника станции необходимо выполнить заявку мастера аварийной службы № 486 от 28.07.2011г. (докладная мастера аварийной службы Байдуша И.В. от 28.07.2011г. )
Начальник Пермского участка производства А.А. Беляев
Образец докладной записки № 5
Начальнику НГЧ -1
Бокову В.В.
от Начальника Пермского
участка производства
Беляева Андрея Аркадьевича
Докладная записка
Доводим до Вашего сведения о том, что Пермским участком производства не выполняется план подготовки хозяйства к зиме 2011-2012г.г., из-за отсутствия необходимых механизмов и материалов:
- ст. Пермь-2 (пост ЭЦ) – не выполняются работы:
• по ремонту фасада, из-за отсутствия автовышки (в ремонте)
• по замене оконных блоков на пластиковые, установке металлического козырька над входом в здание поста ЭЦ, ввиду отсутствия материала. - ст. Пермь-2 (НОД-1) – не выполняются работы по утеплению чердачного перекрытия, отсутствует утеплитель (заявка в отделе снабжения)
- ст. Пермь-2 Гараж, кузница, ул.Дзержинского,32; ст. Пермь-1 (компрессорная); ст. Бахаревка пост ЭЦ АБК; ст. Балмошная ТП, Компрессорная, Здания ПЧ – не выполняется ремонт отмосток, бетонирование полов и площадок — из-за отсутствия бетона (потребность бетона 30м3 — заявка в отделе снабжения)
- ст. Балмошная бытовой корпус ПЧ-2 — не выполняются работы по смене кровли на металлопрофиль из-за отсутствия материала, а также переездная будка 10 км.(ремонт цоколя), переездная будка «Нефтебаза» (ремонт навеса), козырьки на постах ЭЦ – ст. Ферма, ст. Бахаревка, ст. Пермь-2.– не выполняются работы из-за отсутствия металлопрофиля. (заявка в отделе снабжения)
- В плане подготовки хозяйства к зиме 2011-2012г.г. запланированы работы по эл.отоплению, замена тенов на конвектора.
План мероприятий от 20.06.2011г.
• Пункт № 3 Пермь-1 (кипятилка, багажная касса, пост № 1, гараж автопогрузчиков, табельная, компрессорная, переездная будка 4км.)
• Пункт № 4 ст.Балмошная (переездная будка 10км., переездная будка «Нефтебаза»)
• Пункт № 5 ст.Бахаревка (пост № 5, пост ПОНАБ, стрелочная будка, РУ-10, мастерская и гараж ЭЧК-131)
• Пункт № 7 ст.Осенцы ( горочный пост № 5, горочный пост № 1, стрелочный пост)
Всего необходимо заменить 165 конвекторов;
ст. Осенцы — ОПЦ – 4шт.
— ДСПП – 2шт.
— выездная будка – 2шт.
— мастерская ШЧ – 2шт.
ст. Бахаревка — ПОНАБ – 2шт.
— КТСМ – 2шт.
— ЭЧК 131 – РУ-10 – 8шт.
— Гараж ЭЧК 131 – 8шт.
— пост № 5 – 6шт.
— стрел. будка № 5 – 4шт.
Ст. Пермь-1 — пост № 1 – 2шт.
— Переездная будка 4 км. – 2шт.
— Гараж автопогрузчиков – 8шт.
Ст. Балмошная — Переездная будка «Нефтебаза» — 2шт.
— Переездная будка 10 км. – 2шт.
Ст. Пермь-2 — ГО № 363 – 16шт.
— ГО № 314 – 16шт.
— ГО № 361 – 16шт.
— ГО № 348 – 10шт.
— ГО № 337– 10шт.
— пост № 7 – 2шт.
— КТСМ – 2шт.
— Пост « Вилка» — 2шт.
— Пост Предпортовая – 2шт.
— Тяговая подстанция ул.З.Космодемьянской,10 – 10шт.
— ЭЧК-108 – 15шт.
— ТП «Локомотивное депо ул. Барамзиной, 6 – 8шт. - Аварийной службе для круглосуточной работы необходима автомашина, для устранения аварийных ситуаций и выполнения мероприятий по подготовке хозяйства к зиме, текущего и капитального ремонта; замена и профилактика теплоснабжения, водоснабжения, канализации, выполнение и установка изделий собственного производства (металлических дверей, решеток, ограждений и т.д.) (с мая 2011г. по настоящее время постоянной машины нет.)
- Для ремонта и установки узлов управления, замена труб отопления, холодного и горячего водоснабжения, замена регистров отопления на радиаторы (здание МСС, здание ШЧ) необходим следующий материал:
— отводы 50мм. – 20шт.
— отводы 76-89 мм. – 15шт.
— задвижка фланцевая 50мм. – 2шт.
— термометры – 20шт.
— манометры – 20шт.
— клапаны автоматические избыточного давления, для сброса воздуха 15мм. – 100шт.
— вентиля 15мм. – 120шт.
— труба 50мм. – 100м. ул.Дзержинского 32-34
— труба 76мм. – 150м. ул.Дзержинского 32-34
— труба 15мм. – 50м. (по объектам)
— труба 20мм. – 50м. (по объектам)
— труба 32мм. – 50м. (по объектам) - Для покраски фасадов акриловой краской для получения нужной цветовой гаммы необходим колер.
- Для подготовки к зиме требуется инструмент и оборудование:
— насос дренажно-фикальный для откачки воды – 2шт., насос «Гном» — 1шт. (для откачки грунтовых вод из подвального помещения в весенне-осенний период на ст. Пермь-2 пост ЭЦ и объектов ГО)
— компрессор– 2шт., пресс ручной – 1шт. пресс электрический – 1шт. (для промывки и опрессовки систем отопления зданий)
— струна канализационная (стальная проволока 5мм.) – 2шт.×30м.
— краскопульт – 1шт. (для окраски фасадов и внутренних помещений)
— б/пила – 1шт. (для обрезки деревьев и кустарников)
— ключи газовые № 1,2,3,4й-номер (по 5 комплектов)
— поливочный шланг (4шт. × 20м.) (для промывки системы отопления зданий)
— трубу для печи НОД-1 спецотдел (согласно счета №81 от 20.07.2011г.)
— бензокосилка – 1шт. - Для бесперебойной работы Пермского и Пермского сортировочного участков необходимо создать аварийный запас материалов в аварийной службе — для работы и устранения аварийных ситуаций в зимний период.
- Для окончания работ по объекту ст. Бахаревка, старый пост ЭЦ (АБК) и, переселения туда начальника станции необходимо выполнить заявку мастера аварийной службы № 486 от 28.07.2011г. (прилагается).
Начальник Пермского участка производства А.А. Беляев
Друзья, а что Вы думаете про докладная записка? Напишите об этом несколько слов в комментариях и поделитесь этой информацией в соцсетях со своими друзьями. А чтобы не пропустить в дальнейшем другие важные изменения в новых законах, подпишитесь на получение новостей.