Виды справок в делопроизводстве бывают служебные и частные. Но для начала давайте узнаем, что такое справки? Справки — это документы, которые содержат описание и подтверждение фактов.
Виды справок в делопроизводстве!
В делопроизводстве имеются служебные справки (о количестве сотрудников, об исполнении плана, о задолженности по зарплате и т.д.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые «личные справки» (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы/учебы и т.п.).
Служебные справки в делопроизводстве, в свою очередь, делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.
Очевидно, что к исходящим документам относятся именно внешние справки, которые адресуются в соответствии с установленными требованиями. Внешние справки в делопроизводстве подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным на это лицом.
Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они адресуются на имя руководителя той организации, в которой составлена справка, и подписываются ее непосредственным составителем (например, начальником отдела).
Как оформить бланк внешней справки и как оформить бланк внутренней справки?
Внешние справки должны оформляться на общем бланке организации, а внутренние справки на обычной бумаге формата А4 или А5.
Что писать в служебной справке?
В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.
Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения-исполнители, точные даты либо хронологические рамки.
Виды служебных справок
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.
Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2022» или «за период с 01.01.2022 по 30.06.2022».
Что писать в личной справке?
Личные справки в делопроизводстве, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Виды личных справок
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Друзья, а какие виды справок в делопроизводстве знаете Вы? Напишите об этом несколько слов в комментариях и поделитесь этой информацией в соцсетях со своими друзьями. А чтобы не пропустить в дальнейшем другие важные изменения в , подпишитесь на получение новостей.