Служебная записка –это документальное сообщение в организации, позволяющее быстро решать текущие задачи. Этот документ носит пояснительную, объяснительную, справочную или аналитическую информацию.
Наниматель может ввести в локальном нормативном документе условия к документированию информации, в частности требования к оформлению служебной записки.
Этот вид документа адресуется вышестоящему должностному лицу и содержит обоснование вопроса с выводами и предложениями.
Содержание служебной записки
- кому предназначается служебная записка, его должность (в правом верхнем углу);
- наименование документа и его номер;
- описывайте текущую проблему или просьбу и то, что вам необходимо решить;
- в конце документа свои данные ФИО и должность.
В тексте служебной записки обычно излагаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки: описание фактов, послуживших поводом к ее написанию; аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию, а также излагается непосредственно просьба либо сообщение автора.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Виды служебных записок
- докладная (работник извещает о внутренней ситуации)(см. образцы);
- аналитическая (работник анализирует текущую обстановку или некоторый объем сведений);
- пояснительная (работник излагает информацию о внутренних процессах организации);
- объяснительная (работник раскрывает причины возникшей проблемы);
- материальная (работник запрашивает ресурсы, необходимые для нормальной деятельности организации).
Документ оформляется, когда появляется надобность уведомить ответственных или же руководящих сотрудников о вопросах, образовавшихся или же способных появиться в производственной работы.
Служебная записка не только коротко предоставляет информацию о появлении трудности, но и может содержать список мероприятий по ее ликвидации.
Оформление служебной записки
Регулирующим документом при составлении служебных записок является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
Обратить внимание на эти разделы ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- Раздел 3 «Общие требования к созданию документов«;
- Раздел 4 «Реквизиты документа»;
- Раздел 5 «Оформление реквизитов документов».
Образец служебной записки
Служебное письмо о привлечении дополнительных трудовых ресурсов
Руководителю
ООО «________»
Русинову А.А.
Служебная записка
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
В связи с запуском нового оборудования для производства и расширением ассортимента продукции просим привлечь дополнительные трудовые ресурсы в количестве 3 штатных единиц.
Начальник отдела
Подпись: ________ / _________
«__» ________ 20__ г.
Служебная записка на один выходной день по семейным обстоятельствам
Генеральному директору
Русинову А.А.
шеф-кондитера Лузина Е.А.
Служебная записка
на один выходной день
Прошу предоставить мне один выходной день на «__» ________ 20__ г., по семейным обстоятельствам.
Подпись: ________ / _________
«__» ________ 20__ г.
Служебная записка на оплату отработанных дней
Генеральному директору
Русинову А.А.
Управляющий Мутных С.А.
Служебная записка
на оплату отработанных дней
Прошу оплатить два выходных дня на («17» и «18».01.20__ г.), за отработанные дни 4 и 19 января.
Подпись: ________ / _________
«__» ________ 20__ г.
Служебная записка о невыходе на работу
ИП Русинов А.А.
ресторан «Просторы»
от управляющего Мутных С.А.
Служебная записка
о невыходе на работу
Мойщик 1-ФИО не вышла на смену «__» ________ 20__ г. за нее работала 2-ФИО. Прошу удержать денежные средства в пользу 2- ФИО.
Подпись: ________ / _________
«__» ________ 20__ г.