Акт о выделении к уничтожению документов и дел это официальный документ, который констатирует факт передачи документов для последующего уничтожения.
Акт о выделении документов к уничтожению подписывается уполномоченными должностными лицами.
Правила, определяющие в соответствии с действующим «законодательством» порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, следует применять системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена и он не потребуется в качестве доказательства.
Действия по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение могут предусматривать:
- непосредственное физическое уничтожение, включая перезапись и стирание файлов;
- дальнейшее хранение в структурном подразделении организации;
- перемещение в соответствующее хранилище или на соответствующий носитель (под контролем организации);
- передачу в другую организацию, которая приняла на себя ответственность за соответствующую деловую деятельность в результате реструктуризации, продажи или приватизации;
- передачу документов в хранилище, управляемое в интересах организации независимым поставщиком услуг по соответствующему контрактному соглашению;
- передачу ответственности за управление документами соответствующим органам, в то время как документы физически хранит организация-создатель;
- передачу в архив организации;
- передачу в архивные учреждения.
Принципы при физическом уничтожении документов:
- уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативной среды;
- документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
- уничтожение документов следует проводить таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- следует уничтожать все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные копии.
Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел
Акт о выделении к уничтожению документов и дел
г. Москва, РФ, ул. ______, дом 81
12 марта 20__ г.
Основание: приказ № 3-В от 12 декабря 20__ г.
Составлен: экспертной комиссией
Председатель комиссии: нотариус Московского нотариального округа
Ильичева Наталия Анатольевна
Члены комиссии: консультант, делопроизводитель Клюева Надежда Федоровна,
паспорт 13 13 811118, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 15.11.2000 г., код подразделения 222-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 33, корп. 17 кв. 55
помощник нотариуса Лапшакова Ольга Дмитриевна,
паспорт 13 13 811118, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 25.12.2010 г., код подразделения 333-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 53, корп. 10 кв. 50
Присутствовали: машинистка Копытова Ирина Петровна,
паспорт 13 14 1234567, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 23.02.2005 г., код подразделения 555-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 13, корп. 11 кв. 13,
консультант Сочная Полина Михайловна,
паспорт 23 20 745123, выдан УВД Московского района
гор. Москвы 10.10.2010 г., код подразделения 666-000, прож.:
гор. Москва, ул. Калинкина, 7, корп. 1 кв. 3,
Комиссия отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:
| №№пп | Индекс | Годы документов | Заголовки документов и дел | Кол-во томов |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | 02-12 | Июль-декабрь 1989 г.Январь-май 2001 г. | Доверенности на автомашины | 2 |
| 2 | 02-13 | Июль-декабрь 1989 г.Январь-июнь 2001 г. | Прочие доверенности | 2 |
| 3 | 01-10 | 2002 – 2003 г.г. | Наряд исходящей корреспонденции | 1 |
| 4 | 01-08 | 1989 – 2003 г.г. | Наряд входящей корреспонденции | 1 |
| 5 | 02-14 | 1985 — 2003 г.г. | Наряд документов по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям | 1 |
Всего томов 7 (семь).
Председатель экспертной комиссии: Н.А. Ильичева
Члены комиссии: Н.Ф. Клюева, О.Д. Лапшакова
Документы уничтожены путем сожжения.
Председатель экспертной комиссии: Н.А. Ильичева
Смотреть другой образец акта …
Друзья, а что Вы думаете про акт о выделении к уничтожению документов и дел? Напишите про акт об уничтожении документов несколько слов в комментариях и поделитесь этой информацией в соцсетях со своими друзьями. А чтобы не пропустить в дальнейшем другие важные изменения в новых законах, подпишитесь на получение новостей.
